Sono le 7 e suona la sveglia. E tu vorresti far finta di non averla sentita. Allora premi il pulsante del rinvio e ti giri dall’altra parte.

Dopo 10 minuti risuona la sveglia e, di malavoglia, sei costretta/o ad alzarti pensando già che brutta giornata ti aspetta.

Caffè al volo se ce la fai, doccia e via nella bolgia dei mezzi o del traffico in macchina (e ti risparmio tutta la parte legata alla preparazione dei figli e al lasciarli a scuola!).

Ore 9: arrivi in ufficio già stanca/o e confusa/o, non sapendo nemmeno bene cosa devi fare oggi e come.

L’unica cosa che sai è che mancano “solo” 8 ore prima di poter andare a casa, per ritrovare tutto il casino lasciato dalla sera prima e dalla mattina, i compiti da far fare ai pargoli, la cena da preparare.

E, attenzione, non dimenticare che oggi hai anche il dentista, poi devi passare a prendere un figlio alla lezione di musica, e devi anche fare un po’ di spesa. Cosa puoi mai essere in grado di fare a fine cena di una giornata così? Migliore ipotesi imbambolarti davanti ad uno schermo per staccare il cervello, peggiore addormentarti direttamente sul divano.

Risultato: fermate tutto che scendo! E le giornate si ripetono sempre uguali, con la diffusa sensazione di non aver fatto nulla.

Ti sei mai sentita/o pressata/o dal tempo? Con la percezione che 24 ore non ti bastino e che tu non abbia mai tempo per fare ciò che vorresti? Io si, devo ammetterlo.

A volte ci sembra che il tempo “piova dal cielo”, che sia un qualcosa di dato a priori rispetto al quale possiamo solo adattarci. E, possibilmente, incassare. Beh, la buona notizia è che non è proprio così.

Sei tu il padrone del tuo tempo, o almeno così dovrebbe essere. Sei tu che scegli come gestirlo e come usarlo. Solo che, a volte, te lo dimentichi. E ti ritrovi a correre avanti e indietro come un topolino all’interno della sua ruota: senza meta o, forse, con troppe mete da raggiungere. Senza forze o, forse, troppo distratta/o per vedere le tue possibilità e le tue risorse.

Ecco che, allora, forse può essere il caso di fermarsi a riflettere sul senso del tempo e sul valore che dai o non dai ad esso.

 

Il tempo e i grandi perché

 

Il tuo modo di usare il tempo riflette ciò in cui credi? Questa è una domanda volutamente provocatoria perché, spesso, l’errore più comune che si fa quando si parla di gestione del tempo è proprio scindere i propri significati di vita dal tempo che abbiamo a disposizione.

Mi spiego: può capitare, per esempio, che tu abbia come valore importante nella tua vita quello di seguire i tuoi figli ma, come per magia, ti ritrovi a fine giornata a ripeterti che sei un cattivo genitore perché ti sei portata/o il lavoro a casa andando a riempire con delle altre attività il tempo che doveva essere destinato ai tuoi bambini.

Questo è un esempio banale per farti rendere conto del fatto che, di frequente, il nostro modo di usare il tempo non è in linea con i nostri grandi perché della vita. Ma, potrai di sicuro rispondere, se ho delle scadenze come faccio a seguire i miei grandi perché?! Queste sono cose che può fare solo chi non ha un piffero da fare!

Ed ecco qui la tipica credenza di chi si sente stressato e senza tempo: se non hai tempo e corri da una parte all’altra sei una Persona di valore. Detto in altri termini: dire in giro <<dai proviamo ad incastrare un caffè al volo, sai la giornata di 24 ore non mi basta e sono impegnatissima/o>> fa figo, no? Ti fa, per caso, sentire che vali di più? Purtroppo, non è così raro che avvenga qualcosa del genere.

Succede, cioè, che ci lamentiamo di un qualcosa che, di fatto, ricerchiamo come “garanzia” di un nostro valore personale: perché se ho tante cose da fare e sono impegnata/o la mia vita è produttiva, io sono una persona top e tutto quello che faccio è meglio di quello che fanno gli altri.

Se continui a pensare che fare mille cose contemporaneamente e non fermarti mai sia la “prova” del tuo valore, fai pure. Se continui a riempirti la vita con svariati progetti e attività per poi non portarne a termine nemmeno uno con la scusa che sei, appunto, troppo piena/o, fai pure.

Qual è il vantaggio di tutto questo? Forse quello di mantenere una certa immagine sociale? O, forse, quello di prenderti in giro per non andare al nocciolo delle cose e restare sempre in superficie?

So che vedere le cose in questo modo può essere molto scomodo, oltre che estremamente difficile, ma ti invito a cambiare prospettiva. Se inizi a scollegare il concetto di valore personale dall’uso del tempo e ci accoppi, invece, quello dei grandi perché le cose potrebbero cambiare.

Quali sono i tuoi valori? In cosa credi davvero? (Tranquilla/o ci dedicherò un post prossimamente!) Come puoi imparare a gestire il tuo tempo per renderlo allineato con ciò in cui credi?

Ci tengo a precisare che, purtroppo, non abbiamo sempre la possibilità di usare il tempo a disposizione per delle azioni che richiamano i nostri valori profondi: cioè, se domani scade la bolletta devo pagarla anche se, magari, questo non rientra direttamente nei miei grandi perché! Ma, anche in questo caso, l’atto del pagare quella bolletta rientra per me in un valore di puntualità e correttezza? Se si, ecco trovato un grande perché da associare al tempo che dedico a pagare la bolletta!

Se, invece, un’attività non ha proprio nulla a che fare con i miei significati personali è molto importante stabilire qual è la mia priorità. C’è un libro molto interessante di Andrea Giuliodori (“Riconquista il tuo tempo”, te ne parlo nel prossimo post!) che parla proprio dell’etimologia della parola priorità, e di come nel tempo questo termine sia stato “trasformato” dal singolare al plurale. Se ci fai caso, quando parliamo di priorità la maggior parte delle volte ci riferiamo a più aspetti insieme, a tante cose e non ad una sola.

Se, invece, inizi ad usare questo termine al singolare potresti accorgerti che qualcosa cambia nel tuo modo di leggere la tua realtà. LA priorità, non le priorità. LA cosa davvero importante, non le cose importanti. E, se inizi a concepire questo aspetto in questi termini, forse la tua gestione del tempo non sarà più orientata a vedere come importanti una miriade di cose, ma a scegliere di volta in volta solo una priorità.

In questo libro c’è un esercizio che voglio lasciarti perché credo possa essere molto utile: ogni volta che hai trovato una priorità (e si dà per scontato che sia in linea con i tuoi grandi perché …) immagina di doverla inserire in una scala che va da1 a 10. Quindi chiediti quanto ci tieni a quel progetto/attività da 1 a 10.

Questa scala, però, è sgangherata nel senso che manca il numero 7: allora devi scegliere se attribuire alla tua priorità un 6 o un 8. Questo ti permette di “ridimensionare” davvero l’importanza di una priorità e, quindi, di capire se è davvero una priorità o no. Se le dai 8 è una priorità, se la metti nello scalino del 6 non lo è.

Quindi possiamo concludere che in un’adeguata gestione del tempo è fondamentale allineare il tempo che hai a disposizione ai tuoi grandi perché. Dopo è importante andare a vedere se le cose che reputi importanti sono delle priorità. E, infine, occuparti solo dell’attività che è la tua reale priorità. Questo apre ad un’altra importante riflessione, quella del fare una cosa alla volta.

 

Una cosa alla volta

 

Multitasking di qua, multitasking di là. Quella del multitasking è ormai diventata una moda: non sei top se non fai mille cose contemporaneamente. Sei “antica/o” e molle se riesci a fare solo una cosa per volta. Come già sottolineato qualche riga fa, si tende a vedere il multitasking come una risorsa quando invece non lo è.

Come già visto, associamo molto facilmente aspetti legati a successo e popolarità con immagini di agende piene o di miriadi di attività svolte tutte insieme con destrezza e velocità.

Lo sai che, invece, fare più cose insieme rallenta il tuo cervello?

Immagina che il tuo cervello abbia una riserva di energia, e che questa energia a disposizione vada divisa per le varie attività in cui deve essere impiegata: credi che l’energia aumenti e si moltiplichi, o che diminuisca e venga porzionata in base alle diverse cose a cui è destinata?

La ricerca scientifica ha ormai accertato che fare più cose insieme diminuisce l’efficienza e la velocità con cui le si fa. Questo a sfatare ogni possibile mito che associa multitasking a velocità e, peggio ancora, ad efficienza.

Anche questo rappresenta un cambio radicale di punto di vista: se inizio a vedere tutte le attività che devo svolgere in una giornata come “singole”, piano piano mi renderò conto del fatto che prenderle singolarmente può aumentare, paradossalmente, la mia produttività.

Questo perché il nostro cervello è molto sensibile alle cose che rimangono “aperte”, cioè rimane attivato finchè una data attività non viene conclusa. E, quindi, pensa all’enorme carico di energia che viene impiegata dai tuoi neuroni se fai cento cose insieme che rimangono, per forza di cose, non concluse per diverso tempo!

Stesso ragionamento può essere fatto non solo per le diverse attività che hai da fare in una giornata, ma anche per i diversi progetti che decidi di intraprendere nel corso del tempo. Per esempio, vuoi ampliare la tua attività, poi anche acquisire maggiori competenze formandoti in un aspetto specifico della tua attività, poi vuoi migliorare il tuo inglese e, infine, fare più attività fisica.

Ecco, se pensi di doverti occupare di tutte queste cose insieme non ne farai bene nemmeno una e la percezione di non avere tempo e di essere stressata/o aumenterà.

Prova, invece, a dividere per esempio il tuo tempo in “aree tematiche”: per intenderci, che ne so il lunedì pomeriggio sarà dedicato alla formazione, il martedì allo studio delle strategie più utili per implementare la tua attività, il mercoledì al miglioramento della lingua e via dicendo.

Capisco che, magari, pensi di essere un po’ più “limitata/o” se fai un lavoro d’ufficio rispetto a chi, magari, fa il libero professionista e si può gestire in modo più flessibile: in realtà, se ci rifletti un attimo, il principio è lo stesso. Puoi dividere il tuo tempo in aree tematiche anche se lavori in ufficio e, soprattutto, lo puoi estendere anche alle attività della tua vita privata.

Esempio: nell’arco di una giornata puoi dedicare un tempo definito alla lettura delle mail, un’altra porzione del tuo tempo sarà usata per risolvere le urgenze, oppure le ultime due ore della tua giornata saranno usate per la lettura e la riflessione personale. Stesso ragionamento per la settimana: il lunedì riunione per pianificare il da farsi, martedì palestra dopo il lavoro, mercoledì giornata lavatrici e via dicendo.

Questo per farti capire che suddividere il tuo tempo in attività singole e ben circoscritte non fa altro che ottimizzare i tuoi tempi e renderti anche più efficace in quello che fai. Anche se ti sembra di rallentare se fai un cosa per volta. Anche se, magari, ti fa sentire “sfigata/o” e poco popolare. Ormai in ogni dove sta venendo fuori lo slogan del “meno e meglio”, quindi un qualche senso ce lo dovrà pure avere!

Infine, ultimo aspetto legato al fare una cosa alla volta è quello del segmentare: non ti sto solo dicendo di scegliere una sola attività da fare, ma anche di suddividere questa attività in delle sotto-azioni sequenziali che ti permetteranno di portarla a termine.

Ora, ci sono delle attività nelle quali il segmentare è necessario e viene in automatico, altre invece necessitano di maggiore pianificazione e riflessione. E, se impari a pianificare, vedrai che il tuo tempo inizierà a bastarti e a diventare un tempo di qualità.

 

Dalla visione alla pianificazione

 

Se ci fai caso, siamo partiti dal parlare dei tuoi significati personali e di come è importante allinearli alla gestione del tuo tempo, e poi siamo arrivati a parlare di priorità e di segmentazione delle attività in micro azioni specifiche da svolgere una alla volta.

Quello che, in ultima analisi, diventa fondamentale per gestire il tuo tempo è pianificare. Non basta, quindi, comprendere qual è il modo più giusto per te in teoria, ma bisogna trasformare quello che senti essere più funzionale per te in pratica. Pianificare vuol dire, in un certo senso, decidere come e quando farai una data cosa.

E, possibilmente, siccome il nostro cervello resta “aperto” se ha troppe cose a cui pensare può essere più indicato mettere il tutto su carta o, comunque, su qualche dispositivo elettronico con cui ci troviamo meglio. Questo perché se inizi a scriverti cosa devi fare, come e quando la tua mente sarà più libera e, di conseguenza, l’energia che possiede sarà usata in maniera più funzionale. Io ti consiglio di usare la classica agenda per fare questo, ma se per te è più facile usare il pc o il telefono fai pure.

Qui il punto è passare da una visione teorica e ideale ad una pianificazione pratica e concreta. Come farlo? L’obiettivo del mio post non è certo quello di dirti come impostare la tua agenda perché credo che ognuno abbia il suo modo e sia in grado di trovare da solo la sua strada a riguardo. Il mio intento in questo paragrafo è focalizzare la tua attenzione sull’importanza del pianificare.

Non fraintendermi: non ti sto dicendo di scrivere tutte le volte che vai in bagno o cose simili! In questo caso il rischio sarebbe quello di cadere in meccanismi ossessivi che, oltre ad essere purtroppo molto diffusi, lasciano il tempo che trovano e non ti servono. Io ti sto dicendo di iniziare ad “affidarti” anche alla carta per gestire al meglio il tempo che hai a disposizione.

Per esempio, l’agenda può essere utile non solo per segnare i vari appuntamenti giornalieri in modo da non dover tenere tutto a mente, ma anche per stabilire degli obiettivi ad inizio anno da dividere nei vari mesi, o anche per segnare dei progetti specifici all’inizio del mese che poi, sempre nell’ottica di una cosa alla volta, andrai a dividere nei vari giorni.

Oppure, l’uso dell’agenda può aiutarti ad inizio o fine giornata per fare una sorta di “bilancio” della tua vita, per esempio tenendo traccia del tuo umore o della tua energia fisica, scrivendo quali sono le tue preoccupazioni, quali sono gli aspetti per cui puoi dire grazie, o quali sono i tuoi obiettivi a medio e lungo termine e come puoi realizzarli passo dopo passo. 

Ancora, pianificare non vuol dire solo scrivere cosa devi fare ma, per esempio, anche decidere come gestire le tue pause (di solito si possono prevedere 5 minuti ogni 25 di lavoro intenso e senza distrazioni, oltre la pausa più lunga di solito accumunata col momento del pranzo), quando inserire nella tua routine dei momenti vuoti (momenti di pieno relax dove non fai assolutamente nulla…. eh si, ci vogliono anche questi!), oppure scegliere un’attività specifica da cui partire che può essere in grado di rendere poi più facili le successive.

Il punto fondamentale che vorrei trasmetterti è proprio quello che sei padrone del tuo tempo, e che puoi farne buon uso se solo inizi a rifletterci su e a pianificarlo un po’ di più, anche alla luce di ciò che per te è davvero importante.

Ho la sensazione di aver messo troppa carne sul fuoco, quindi ti lascio qui sotto dei “passi” utili che possono riassumere molto brevemente quello di cui ti ho parlato oggi.

 

• Allinea il tempo che hai a disposizione ai tuoi grandi perché.
• Vedi se le cose che reputi importanti sono davvero delle priorità.
• Definisci LA tua priorità.
• Fai una cosa alla volta.
• Impara a pianificare.
• Fai buon uso dei momenti di pausa.
• Leggi il tuo tempo “vuoto” come tempo di riposo di qualità.
• Ritagliati dei momenti di bilancio all’interno della tua giornata o della tua settimana.
• Sfida la tua tendenza a procrastinare.

 

Come sempre, ecco dei titoli utili per continuare la riflessione:

- “Riconquista il tuo tempo”, di Andrea Giuliodori.

- “Una cosa sola. L’unico metodo per fissare le priorità e ottenere risultati eccezionali”, di Gary Keller.

- “4 ore alla settimana. Ricchi e felici lavorando dieci volte meno”, di Timothy Ferriss.

- “Trova il tuo perché”, di Simon Sinek.

 

 

 

 

 

Un caldo benvenuto a chi è approdato per caso su questa pagina e a chi ci è arrivato di proposito, insieme ad un grosso arrivederci a chi vorrà tornare a trovarmi.